2020年1月4日,亞玄集團召開了由集團部門以上領導參加的周工作例會。董事長就近期工作作了指示,現匯總整理如下,請遵照執行。
一、規范體制編制。集團編制和各子公司編制要分開,集團部門只負責集團業務管理。集團會議如無例外,定于每周一10時召開,如有變動,另行通知。集團會議由集團高管、部門領導及各子公司領導參加。各子公司會議自行安排時間,原則上安排在集團會議之前;集團公文以集團名義下發;各子公司公文以子公司名義下發;各子公司公文目前暫由集團代發,待功能齊備后再實施。但集團公文和亞玄建設公文要區分下發。關于集團及各部門、子公司編制情況,由辦公室于會后逐一明確。今后新員工入職,要適時組織入職儀式,宣講公司文化,組織相應培訓。
二、規范辦事程序。既然設置了各級職位,就要按職責履行工作。子公司所屬部門要對子公司負責;子公司負責人要對集團負責。各級要按編制序列,規范辦事程序。命令要由上對下按級下達;報告工作要由下至上要按級進行,一級對一級負責。
三、規范職務稱謂。要按集團宣布的任職命令,規范職務稱謂,這是對企業、對職位的尊重。下級對上級要稱職務或姓加職務。上級對下級可稱職務或姓加職務,也可稱名字。
四、規范著裝儀容。工作期間要莊重著裝,尤其夏天,不能太隨意。會議期間,參會人員要統一著裝,佩戴胸標,懸掛工牌。工作期間要保持儀容整潔,員工行為要大方得體。微信或釘釘群內回復通知事項時,要切實認真閱讀,理解相關要求后,再回復。回復了就要意味著執行好。
五、工程款項要按程序辦理。元旦已過,臨近春節,各項目辦款業務也隨之增多,但要嚴格辦理程序,任何一筆款項付出后,要把風險控制在前,發放農民工資時,要提供登記領用手續;給付材料款和設備租賃費時,要有轉賬憑據。堅決不能因農民工資、材料購置款和設備租賃費等問題而讓公司處于被動,公司曾經因“二次撥付”問題蒙受過損失,要避免重演。經辦人與項目負責溝通時付款事項,要盡量用微信或釘釘,以便查閱。會后,由財務部和辦公室就辦理工程款項事宜下發專門通知。