2020年1月4日，亞玄集團召開了由集團部門以上領導參加的周工作例會。董事長就近期工作作了指示，現匯總整理如下，請遵照執行。

一、規范體制編制。集團編制和各子公司編制要分開，集團部門只負責集團業務管理。集團會議如無例外，定于每周一10時召開，如有變動，另行通知。集團會議由集團高管、部門領導及各子公司領導參加。各子公司會議自行安排時間，原則上安排在集團會議之前；集團公文以集團名義下發；各子公司公文以子公司名義下發；各子公司公文目前暫由集團代發，待功能齊備后再實施。但集團公文和亞玄建設公文要區分下發。關于集團及各部門、子公司編制情況，由辦公室于會后逐一明確。今后新員工入職，要適時組織入職儀式，宣講公司文化，組織相應培訓。

二、規范辦事程序。既然設置了各級職位，就要按職責履行工作。子公司所屬部門要對子公司負責；子公司負責人要對集團負責。各級要按編制序列，規范辦事程序。命令要由上對下按級下達；報告工作要由下至上要按級進行，一級對一級負責。

三、規范職務稱謂。要按集團宣布的任職命令，規范職務稱謂，這是對企業、對職位的尊重。下級對上級要稱職務或姓加職務。上級對下級可稱職務或姓加職務，也可稱名字。

四、規范著裝儀容。工作期間要莊重著裝，尤其夏天，不能太隨意。會議期間，參會人員要統一著裝，佩戴胸標，懸掛工牌。工作期間要保持儀容整潔，員工行為要大方得體。微信或釘釘群內回復通知事項時，要切實認真閱讀，理解相關要求后，再回復。回復了就要意味著執行好。

五、工程款項要按程序辦理。元旦已過，臨近春節，各項目辦款業務也隨之增多，但要嚴格辦理程序，任何一筆款項付出后，要把風險控制在前，發放農民工資時，要提供登記領用手續；給付材料款和設備租賃費時，要有轉賬憑據。堅決不能因農民工資、材料購置款和設備租賃費等問題而讓公司處于被動，公司曾經因“二次撥付”問題蒙受過損失，要避免重演。經辦人與項目負責溝通時付款事項，要盡量用微信或釘釘，以便查閱。會后，由財務部和辦公室就辦理工程款項事宜下發專門通知。